Выберите автора

Зачем нужна программа адаптации персонала и как ее создать?

Шматко Марина
г. Воронеж HR-бизнес-партнер более 15 лет - создавала «с нуля» отделы управления персоналом в FMCG, ритейл, медицинских организациях, в производственных и торговых предприятиях, подразделения обучения и адаптации, управления организационной культурой, оценки персонала, перехода на систему KPI и системы грейдов - тренер управленческих компетенций - организационный психолог йога-инструктор, дайвер, путешественник.
0

Какую пользу дает рабочая система адаптации организации? Стоит ли уделять время и средства на работу с «новичками»? Разбираем инструменты, с помощью которых вы сможете самостоятельно составить программу системы адаптации новых сотрудников.

АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА. ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Для начала разберемся в значении термина. Адаптация персонала — один из ключевых способов, позволяющий не потерять производительность бизнес-процессов, сохранить ценный кадровый состав и максимально быстро выходить сотрудникам (следовательно, и организации) на «рабочую мощность». Под АП понимается не только процесс ввода новых сотрудников в должность, но и адаптация «старых» к любым изменениям, которые проходит организация.

ПОЛЬЗА ДЛЯ БИЗНЕСА

СОКРАЩАЕТСЯ ТЕКУЧЕСТЬ КАДРОВ

HR-специалисты часто сталкиваются с ситуацией, в которой испытательный срок проходят далеко не все новые сотрудники. Те, кто придерживаются лозунгов «Выживает сильнейший» — по результатам сильно проигрывают конкурентам, у которых есть хоть какая-то программа.

В тех сферах, где хорошие специалисты — «редкий и ценный зверь» это особенно заметно. Примеров десятки: хороших программистов, продажников, руководителей линейного уровня – от них требуется получить пользу максимально быстро!

На практике новый сотрудник в Компании, в которой нет системы адаптации новых сотрудников или существует что-то «для галочки», на несколько месяцев превращается в разведчика в тылу врага.

Для каждого человека новый коллектив, новые условия — большой стресс. К тому же, «старички» по своему усмотрению могут выдать или не выдать новичку искаженную информацию, регулируя таким образом кадровый состав предприятия по своему усмотрению, и часто — вопреки здравому смыслу, стратегическому плану и желаниям руководителя. Попытки собрать и удержать качественных работников, грамотных специалистов и улучшить показатели бизнеса за счет квалификационных сотрудников без четкой и отлаженной системы адаптации —  «мартышкин труд». Статистика утверждает, что грамотная система адаптации позволяет снизить текучесть персонала в 1,5-2 раза!

НОВЫЙ СОТРУДНИК ЛЕГКО БЫСТРО ОСВАИВАЕТСЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Почему новые сотрудники не справляются? Причин множество, но среди них самые «жесткие» — это конкуренция и борьба за лидерство. Потому что быть лидером, пусть и неформальным — это получать дополнительные преференции, комфортность взаимодействия с людьми и безопасность. Прежде чем выдать хорошую работу — новичок будет занят именно этим: установлением своей позиции в группе, попытками получить статус признания в коллективе и разобраться с тем, «как тут все устроено».

Инструменты адаптационной программы позволяют не просто пройти с новым сотрудником этот этап «гладко и легко», но и дают возможность корректировать корпоративную культуру, мотивировать персонал, улучшать процессы коммуникации внутри Компании.

УСКОРЯЕТСЯ ПРОЦЕСС ОВЛАДЕНИЯ РАБОТНИКОМ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ

И не просто значительно ускоряется, но и появляется возможность обучения, при этом мотивация исходит от самого сотрудника! Таким образом, мы получаем сотрудника, способного эффективно работать не через год, а уже через 2-4 месяца. На должностях, не требующих высокого уровня квалификации, например, продавцов-консультантов, этот срок может быть сокращен до 10-15 дней.

СОКРАЩАЕТСЯ КОЛИЧЕСТВО ОШИБОК, ВОЗНИКАЮЩИХ НА НОВОМ РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Исправлять ошибки сотрудника трудно, долго и дорого. Если клиент увидел неорганизованность, что-то не получил вовремя или получил не то, что он заказывал — вернуть этого клиента будет очень сложно!

Адаптационные инструменты (например, курация и наставничество) позволяют свести к несущественному минимуму возможности ошибок, при этом на практике, «в реальном бою», проводя обучение особенностям и спецификам бизнес-процессов Компании.

ВЫСОКИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ТРУДА ДОСТИГАЮТСЯ В МИНИМАЛЬНЫЕ СРОКИ

Измерения показали, что без специальных мероприятий, системы адаптации продуктивная, полноценная работа сотрудника наступает через 8-12 месяцев. При наличии же таковой системы — через 2-4 месяца.

Зависимость денег в бизнесе от качества работы сотрудника посчитать нетрудно. Создайте рабочую систему адаптации — и «плюсуйте» дополнительные поступления средств, клиентов, а как вишенка на торте — хороший бренд работодателя, что также сулит свои преференции для Компании: к вам захотят прийти работать лучшие, вам не придется привлекать только з\п выше рынка и т.п.

ПОЛЬЗА ДЛЯ НОВОГО СОТРУДНИКА

Разработка и реализация четкой программы адаптации персонала в организации предоставляет новым сотрудникам массу возможностей:

— в короткий срок получить всю нужную информацию;
— оценить перспективы карьерного роста;
— быстро включиться в трудовой процесс;
— органично влиться в коллектив и стать членом единой команды;
— пройти результативное обучение;
— в полной мере реализовать свои способности и таланты.

Использование эффективной программы адаптации сотрудников значительно сокращает сроки входа в Компанию и достижения своей максимальной эффективности в должности

КАК СОЗДАТЬ СИСТЕМУ АДАПТАЦИИ

Как же сделать такую СА, чтобы не потерять деньги на текучести и длинном периоде адаптации, а сделать вход в компанию быстрым и эффективным для новых сотрудников?Есть несколько «лайф-хаков», которые проверены практиками и гарантированно дают хороший результат:

  • Необходимо создать подразделение с функциями управления адаптацией персонала. Это может быть рабочая группа, состоящая из самых опытных сотрудников Компании, но ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть сотрудник HR-отдела, который курирует все процессы, следит за их качеством, проводит аналитику и координирует весь процесс. Если это делает «все и никто», то считайте, что системы адаптации у вас нет.
  • По итогам работы обязательно следует поощрить наставника и нового сотрудника.
    В моей личной практике брендированный значок сотрудника, прошедшего испытательный срок — ценность. Сотрудники несколько лет подряд надевали его на лацкан пиджака на торжественных мероприятиях. Отметить успешность «входа» — очень значимо и важно не только для самого «новичка», но и для всех сотрудников. Для любого человека важно знать и видеть, что команда сплоченная и заботится о каждом. К тому же, снимается проблема взаимодействия с коллегами, минимизируется риск ошибок в работе с клиентами. 

ИНСТРУМЕНТЫ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ

Рассмотрим самые действенные инструменты, которые стоит включить в систему адаптации персонала:

1. Тестирование новых сотрудников

Правильно подобранные тесты позволят вам уже на этапе выбора новых сотрудников понимать, с кем вам придется работать в будущем. Совпадение ценностей, уровень тревожности, особенности личностных конструктов: эмоциональность, способности, энергозатратность, предрасположенность к эмоциональному выгоранию, стрессоустойчивость, способность к долговременной коммуникации, к работе с точными данными — позволят вам прогнозировать качество работы будущего сотрудника и исключить риски при выборе.

2. Книга нового сотрудника (корпоративная брошюра)

Каждому «новичку» выдается особый карманный справочник, содержащий всю нужную информацию о компании, ее правилах + должностные инструкции. Такая книга позволит получить рекомендации по коммуникации, правилам взаимодействия с коллегами, расскажет о привычных для сотрудников Компании ресурсах и инструментах работы.

3. Адаптационный лист — дневник нового сотрудника, план стажировки

Включает в себя:

  • Задачи на испытательный срок (как правило, определяются руководителем или наставником). Самый важный критерий качества задач — это четкость формулировки конечного продукта, включающий в себя критерии оценки качества работы, с указанием срока исполнения.
  • Мероприятия по адаптации (к кому обратиться за помощью, разъяснениями).
  • Результат выполнения. Это может быть протокол комиссии с подробной оценкой результатов заданий на испытательный срок от руководителя, кураторов или коллег.

4. Индивидуальная программа обучения, стажировки

Такая программа позволит вовремя выявить пробелы и потребности в дополнительном обучении или стажировке. Разделенная на этапы, программа обучения\стажировки позволит выяснить, что новый сотрудник не справился с каким-то этапом и начать все с самого начала. На практике это — или увольнение, или новый срок стажировки. Оба сценария — это неуспех, который влечет за собой дополнительные расходы Компании. 

5. Тренинги

Сегодня очень много качественных ресурсов, в том числе вполне бюджетных, которые дают качественную информацию, позволяют «оцифровать» этап входа в Компанию, первичного ввода в должность и, что также немаловажно — позволяет экономить время и бюджет сотрудников во время обучения.

«Welcome!» — один из лучших способов адаптации персонала в рекордно короткие сроки. Включает эффективные мероприятия по адаптации персонала:

  • знакомство с сотрудниками
  • обзорную экскурсию
  • просмотр учебных видео-материалов, презентаций и т.д.

6. Система наставничества

Наставничество — надежный и проверенный годами способ эффективной адаптации персонала. Под чутким и внимательным руководством опытного сотрудника новички интенсивно развиваются в профессиональном плане. Получая моральную и информационную поддержку, перенимая знания и бесценный опыт у своих наставников, молодые специалисты быстро вырастают в настоящих мастеров своего дела.К тому же, это помогает новичку быстрее влиться в коллектив.

7. Коучинг

Данный инструмент — отличный инновационный метод адаптации персонала. С его помощью возможно максимально раскрыть профессиональные способности новых сотрудников и дать индивидуальную программу самого эффективного входа в должность. В сочетании с наставничеством дает потрясающе высокие результаты!

ПЛАН ПРОГРАММЫ АДАПТАЦИИ

1. Цели, которые должны быть достигнуты в ходе работы.

2. Классификация сотрудников по группам и особенности программы адаптации для каждой категории.

3. Перечень вопросов, чаще всего задаваемых новичками и список ответов на них. А также указание лиц, к которым можно обратиться за помощью или дополнительной информацией.

4. Перечисление информационных материалов для новых работников (корпоративные брошюры, методички, должностные инструкции, персонал с указанием должности и контактов и т.д.)

5. Список и краткое содержание учебных мероприятий (стажировка, тренинги, семинары, консультации и т.д.).

6. Наставник или круг конкретных лиц, ответственных за содействие в адаптации новых сотрудников, а также перечисление их обязанностей.

7. Критерии успешности прохождения испытательного срока.

8. Форма контроля деятельности новых сотрудников (например, ежедневная или еженедельная отчетность наставнику о результатах проделанной работы, участие в планерках, периодическая или итоговая отчетность по задачам и т.п.).

Эффективность адаптации персонала ощутимо возрастает, когда в компании практикуется индивидуальный подход к каждому новому сотруднику. Если учитывать особенности профессиональных и личностных качеств, способностей, потребностей и амбиций конкретного человека, можно в полной мере раскрыть его потенциал и использовать на благо организации.

Знаете заповедь лучших топ-менеджеров? Дайте каждому возможность проявить свои знания и навыки, помогите быстрее адаптироваться — и Вы получите отличную команду, состоящую только из лучших сотрудников!

5
00 00
0:00
-
02:05
0:00
Коментарии
Оставить коментарий

Вдохновлены нашими экспертами? Присоединяйтесь!
Авторизация